23948sdkhjf

Sådan griber du mulighederne ved intern audit

| Medlemsnyhed | Indrykket af IPW Systems A/S

Blogindlæg ved Anette Munch om intern audit og råd om, hvad der er værd at kigge ind i.

Det kræver sin auditor at stå bag både planlægning og udførelse af førstepartsaudit, og det kræver menneskekundskab at føre det til dørs. Det hele menneskes perspektiv er nemlig præcis det, der er brug for i dag, hvis vi skal forbedre os – og ikke kun lede efter fejl.

Intern audit har afgørende betydning for at få maksimalt udbytte af et ledelsessystem. At systemet er effektivt fungerende og understøtter at forbedre. Derfor er audit ofte risikobaseret – man kigger efter afvigelser og risici. Men audit er også en bank af muligheder, og findings er deciderede guldklumper til at få medarbejderne til at engagere sig i forbedringsprocessen.

Så hvad skal man fokusere på? Hvordan får man medarbejdere i tale, så de selv kommer med forbedringsforslag? Og hvad er afgørende i evalueringsfasen? Her kommer et par gode råd til ting, der kan udfordre dig som auditor:

Manglende tid og nærvær
Ofte har medarbejderne ikke prioriteret tid til audit. Det kan også være, at de har tankerne andre steder og helst er foruden. Måske er de mødt friske ind om morgenen, men når du står der, kan situationen være en anden. Derfor er det vigtigt, at du overholder tidsplanen – og ikke afsætter for meget tid til auditeringen.

Kritik – det er ikke rart
Det er aldrig rart at føle sig set efter i sømmene. Man kan frygte at få kritik eller tænke ’ingen skal kontrollere mig, om jeg gør mit arbejde godt nok’. Der kan også være en udfordring i, at nogle ser en mulighed for at kritisere alt og alle uden at have øje for, at de selv laver fejl. Betragt kritikken som en åbning og spørg dybere ind, selvom det ligger udenfor dit spørgeskema. Er du tilbagevendende auditor samme sted, kan du tage udgangspunkt i tidligere audit og følge op på aftaler: Hvad er gået godt – og hvilke udfordringer har der været?

Klar kommunikation om formål
Både manglende prioritering og frygt for kritik kan bunde i mangelfuld kommunikation. Er du sikker på, at medarbejderne forstår formålet med at blive auditeret? Vær tydelig og forklar, hvorfor audit er et vigtigt redskab til risiko- og mulighedsstyring – og tag HR-hjertet med, når du gør det.

Afsæt i virksomhedens kultur
Som auditor skal du omstille dig til at fornemme mennesker. Om det er et værksted med produktive processer eller et administrativt projektmiljø, så mød dem, hvor de er og tal deres sprog, så de føler sig forstået. Samtidig skal du udstråle den faglighed, der skal til for ikke at blive kørt om hjørner, hvis de auditerede begynder at væve.
Auditplanen skal understøtte politikker og målsætninger
Forberedelse er altafgørende for din succes under audit. Fokusområder er som udgangspunkt udpeget af ledelsen, optimalt med afsæt i processens risici. Brug fx et skildpaddediagram til at visualisere og spørge nysgerrigt ind i processen: Hvordan styres der udenom risici, og hvilke muligheder ligger der i dét til forbedring?

 

5 fokuspunkter ved intern audit

ipwsystems.dk giver Anette Munch sine fem bud på, hvad man skal have i baghovedet, når man laver interne audits. Klik over og læs mere om, hvad de er.

 

 Audit med IPW

I IPW-løsningen har vi en standardformular, som gør registrering og håndtering af audits nemt og overskueligt.

Læs mere om den her eller kontakt Lene for mere info:

ls@ipwsystems.dk  l  tel:70 25 02 14

 

Medlemsnyhed

Indrykket af
IPW Systems A/S

Olaf Ryes Gade 7R, 1.
6000 Kolding
Danmark
IPW Systems A/S

Send til en kollega

0.078