Af: Kasper Rytter Beyer, Release Manager, Columbus.

Jo mindre, man ændrer på sine IT-systemer, des færre ukendte faktorer og variable er der at tage hensyn til. Det gør det lettere at overholde de skrappe myndighedskrav, som industrien er underlagt.

Som i mange andre brancher har en del farmavirksomheder imidlertid set det store potentiale i cloudbaserede forretningssystemer. Derfor overvejer de nu – eller har allerede gennemført – et skifte til løsninger såsom Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations.

Det giver dem en lang række fordele, men også nogle helt konkrete udfordringer.

Farmavirksomheder skal være særligt på vagt overfor opdateringer
Farmaceutiske virksomheder skal overholde ”good practice” som formuleret i de såkaldte GxP-krav. Eksempelvis skal virksomheden til enhver tid kunne dokumentere, at man har styr på alle processer vedrørende sporbarhed, udviklingshistorik, fabrikation, test og kvalitetskontrol. Det er datatunge processer, hvorfor det let får indflydelse på en farmavirksomheds GxP-indsats, når der ændres på kernesystemer- og processer.

Men det er præcis dét, der nu sker otte gange om året, når Microsoft udsender opdateringer til Dynamics 365 som led i den relativt nye ”Evergreen”-indsats. Opdateringerne rummer en blanding af fejlrettelser og sikkerhedsopdateringer samt store og små udvidelser i funktionalitet og andre ændringer.

De automatiske opdateringer er i det store og hele godt nyt til alle Dynamics 365-kunder, også indenfor farma. For hvem vil ikke gerne have mere velfungerende og konstant opdaterede forretningssystemer med stærkt udvidet funktionalitet?

Men det er vigtigt at erkende, at der vil være ændringer af betydning for GxP i alle Dynamics 365-opdateringer – store såvel som små.

Få kendskab til ændringer af betydning - i god tid!
Man kan udskyde implementeringen af en opdatering, men det lader sig ikke gøre for evigt. Derfor er det afgørende at sikre:

• At virksomhedens løsning er 100% kompatibel med de opdateringer, der er på vej. Derfor har vi hos Columbus udviklet en service, D365 Secure Update, som bl.a. hjælper Dynamics 365-kunder med på forhånd at kontrollere, at virksomheden kan lægge en opdatering på systemet uden at få problemer. Samt at man identificerer udfordringer og tager hånd om dem i tide; det kan du læse mere om her.
• At virksomheder underlagt krav om GxP-compliance på forhånd kender til – og om nødvendigt tager hånd om – samtlige ændringer, en opdatering foretager i processer, der er omfattet af GxP

Derfor har farmavirksomheder en helt klar interesse i at kende til samtlige ændringer af betydning for GxP, før opdateringen implementeres i virksomhedens produktionsmiljø.

Ellers risikerer virksomheden i værste fald at være ude af stand til at gennemføre en validering med tilfredsstillende resultat. Det er baggrunden for, at vi har udviklet en udvidet D365 Secure Update-service tilpasset farmavirksomheder.

Få en hånd til test, teknisk validering og gennemgang af release notes
Som en del af D365 Secure Update gennemfører vi naturligvis dels en teknisk validering af opdateringen – herunder at virksomhedens Dynamics 365-løsning som helhed er kompatibel med kommende opdateringer.

Men vi gennemgår også alle GxP-omfattede processer og vurderer samt ”mapper” ændringer af betydning for dem. Det gør det muligt at sikre, at der ikke venter overraskelser på bagkant af en opdatering. Ligeledes hjælper vi med at skrive, eksekvere og opdatere scenarier til løbende automatiseret test af færdig opdateringskode, når den frigives.

Endelig får virksomheden kvalificeret bistand til at tolke samtlige release notes om kommende opdateringer, så man kan være klar til at foretage nødvendige ændringer, når koden frigives.

Det handler helt basalt om at minimere antallet af unknown unknowns, der kan skabe problemer. Hvilket i sidste ende giver ro i maven ved at sikre, at det i hvert fald ikke er en kedelig overraskelse i en opdatering, der spænder ben for næste GxP-validering.

Vil du vide mere om D365 Secure Update? Klik her.