Af: Jan Van Hauen, Cloud Services Director, Columbus.

Uanset udviklingen i softwareteknologi ser vi eksempler på IT-systemfejl, der har skabt kaos og fået virksomheder til at gå i stå. For at undgå sådanne situationer skal rammerne, ekspertisen og teknologien være på plads til at sikre et højtydende og stabilt IT-miljø. Et enkelt, alvorligt virusangreb kan lukke hele virksomhedens IT-miljø ned og ofte kan det tage dage at få op at køre igen.

De fleste virksomheder oplever måske ikke de store nedbrud ved virusangreb, men dette er ikke den eneste måde dit system kan komme i fare på. IT-systemfejl kan også ske grundet sikkerhedsovertrædelser, dataoverbelastninger og datalåsninger og derfor er det vigtigt, at dine processer kører effektivt. 

Batch Jobs og Process Automation
Mange finans- og driftsprocesser i Microsoft Dynamics AX eller Dynamics 365 kan automatiseres, enten som individuelle opgaver eller flere opgaver grupperet i et batch-job. Batch-jobs oprettes for eksempel til opgaver som bearbejdning af rapporter, koordinering af tidsplaner og til at skabe og sende dokumenter som fakturaer eller ordre. Batch-jobs er lavet til processtyring og kører ved hjælp af beslutningstræer samtidigt eller i rækkefølge. Men hvad gør du, når du står overfor et batch-job, der begynder at køre langsomt?

Hvis der er en ting enhver IT-administrator ikke bryder sig om at høre, så er det en medarbejder, der siger: "Mit program er langsomt." Sådan et problem opstod for en af vores kunder. Programmet krævede netværksadgang, og det var naturligt at antage, at problemet var et netværksproblem. Men det var det ikke i det her tilfælde. Problemet skyldtes i stedet et specifikt batchjob, der skulle være afsluttet inden starten på medarbejderens arbejdsdag, men ikke var det.

I mange tilfælde kan store batchjobs forårsage ydelsesproblemer, hvilket vil resultere i blokerede sessioner, forsinkelse af andre batchjobs og af drift for slutbrugerne. Løsningen er enkel: Automatisk overvågning af opgaver. At automatisere timing og udførelse af batchjobs er meget vigtigt for at undgå sådanne problemer. Med de automatiserede overvågningstjenester underrettes kunden, hvis et specifikt batchjob tager længere tid at udføre end forventet, eller hvis kørslen af batchjobbet af en eller anden årsag fejler.

En Master Planning (MP) batch-fejl er et normalt scenarie. Det kan desværre forsinke planlægningen af produktion og køb af en række varer, ligesom det kan forsinke information om leveringsdatoer, hvilket blandt andet kan få store konsekvenser for salgsfasen. For de fleste virksomheder er MP det mest omfattende batch-job, der normalt tager mange timer og ressourcer at køre. Derfor kan jobbet typisk ikke køre i løbet af dagen, da det vil forstyrre online brugeraktivitet og give langvarige datalåsninger, konflikter mellem forskellige batchjobs, påvirke brugerfunktioner samt funktioner og operationer i selve ERP-systemet. Disse fejl er f.eks. ret almindelige i indkøbs- og lagerafdelingerne. Konsekvenserne er ofte at den individuelle brugers skærm ”fryser”, fordi batch-jobbet kører længere end forventet, og at brugerne derfor ikke kan fortsætte deres arbejde.

Hvis jobbet fejler, er der stor risiko for, at virksomheden bliver nødt til at vente til den følgende nat med at køre jobbet igen.

I Columbus har vi set sådanne fejl ske 1-2 gange om måneden hos en del mellemstore og store virksomheder, hvor det har påvirket 20-80 brugere hver gang.

Proaktiv overvågning af kritiske systemer 24/7
Som virksomhed, skal I have tid til at fokusere på hvad I gør bedst, nemlig jeres forretning. Det kan derfor være en god idé at oursource jeres IT og overlade den til IT-specialister. Her kan I være sikre på, at der bliver holdt øje med virksomhedens kritiske systemer 24/7. Overvågningen vil sikre at fejl opdages inden total nedbrud, og sikre at systemer er kørende med optimal ydelse for brugerne. Med en proaktivt overvågning, kan du være på forkant med dine systemer og forebygge nedbrud i driften.

Selvom det kan være umuligt at undgå kritisk nedetid 100%, kan risikoen alligevel minimeres betydeligt med en IT-beredskab og de rigtige systemer.

Det der vores erfaring at mange virksomheder først tager sårbarheden af deres IT-systemer alvorligt, når der opstår problemer. Det er dog langt mere effektivt - og billigere i det lange løb - at være proaktiv som standard. Og det skal være mit vigtigste råd i denne blog: Tænk holistisk og i god tid inden problemerne opstår – min erfaring viser, at det både er mere sikkert, mere effektivt og økonomisk ansvarligt.

Download vores sikkerhedstjekliste for flere detaljer.